Simplicidade e eficiência para acelerar a retomada

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Por Jéssica Costa*

Assumindo que estamos para sair da maior crise econômica da história, do momento em que trabalhamos dia após dia para a sobrevivência e vamos, enfim, trabalhar tão duro quanto para a retomada do crescimento, precisamos colocar a lupa desde a estratégia até os detalhes das operações.

Margens de lucro confortáveis que encobriam ineficiências espalhadas nas operações ficaram no passado e agora a eficiência por si só já não será suficiente para conseguirmos sair da lama. Mais difícil se pensarmos em patamares competitivos elevados, em um contexto complexo para manutenção de receitas, corroído ainda por um ciclo inflacionário em praticamente todos os elos da cadeia produtiva.

Este conjunto de fatos, somados à expectativa de retomarmos o crescimento, farão com que 2017 seja um ano desafiador, novo.

Considerando este desafio, precisamos ainda neste último trimestre de 2016, em paralelo a todas as discussões de estratégia e visão de futuro, mergulhar em buscas por eficiência, produtividade e eliminação do desnecessário. Precisamos estar leves para um 2017 que deve voltar para a curva crescente.

Executar ajustes e melhorias em 4 importantes pilares: despesas (as realmente necessárias), processos (eficientes e seguros), caixa (saudável) e pessoas (engajadas aos valores e estratégia) ainda é fundamental. E estes ajustes precisam estar “correndo no sangue” das pessoas envolvidas. Precisamos nos reinventar e estar com o olhar muito atento a todas as oportunidades existentes dentro e fora de casa.

Como estamos no período de elaboração do orçamento para 2017, vamos focar no pilar “despesa”: é relevante identificar gastos desnecessários ou desalinhados à estratégia da companhia, na composição ou revisão do orçamento, assim como buscar oportunidades de otimização, olhando desde as operações e processos internos, até pensando em fusões operacionais de rotinas de backoffice, por exemplo.

Diferentemente do processo de orçamento tradicional, também conhecido como OBH (Orçamento Base Histórica), o Orçamento Base Zero tem como principal característica a avaliação de todas as despesas propostas e não apenas as que cresceram acima da meta orçamentária. São analisadas premissas relacionadas com a função de cada gasto e as necessidades estratégicas da empresa. Não é simplesmente cortar: é identificar oportunidades de fazer o que é necessário de forma melhor e com menos! Assegurar a correta alocação de recursos com foco nos fatores chave do negócio é fundamental para garantir o crescimento sustentável tão desejado por acionistas e controladores.

Contas de despesas como viagens, manutenção, logística e gastos administrativos, normalmente apresentam reduções significativas sem o viés de corte de custo, mas basicamente com alternativas diferentes para gastos que em nada contribuem com a estratégia e visão de futuro do negócio. Como exemplo, quando olhamos para viagens que não estão necessariamente ligadas à estratégia, ou redefinimos políticas de antecedência na compra, estacionamento fora dos aeroportos com o uso de vans, mudança no período (dia/horário) das viagens, fugindo dos picos de preços, alcançamos reduções próximas de 30% nesta conta. O mesmo acontece com as manutenções, que comumente estão com os mesmos fornecedores há anos, sofrendo reajuste sobre reajuste em contratos (quando há contratos), manutenções preditivas que deixam de ser feitas e com isso perda de garantias e aumento nos gastos com manutenções corretivas, baixa sinergia em contratações para mais de um serviço ou planta, enfim há muito o que fazer neste processo.  Quando adotada a metodologia do Orçamento Base Zero, a média de redução de despesas varia em média entre 15% e 30%.

Se considerarmos que os orçamentos tradicionais normalmente crescem absorvendo novos gastos, inflação, estratégia de crescimento, entre outros, e que quando precisam “apertar os cintos” as empresas tendem a “passar a régua” no orçamento de forma linear ou simplesmente reduzindo colaboradores, podemos imaginar as diversas oportunidades que um processo de criação do orçamento que se propõe a questionar todas as despesas nos levará: grandes surpresas! E elas devem ser analisadas em um processo de readequação de gastos e redução de despesas, que vão incrementar significativamente o resultado operacional das empresas.

*Jéssica Costa (jessica.costa@agrconsultores.com.br) é sócia e head de Entrega de Projetos da GS&AGR Consultores

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